آنچه شرکت های حقوقی باید در مورد ابر بدانند: نکات دوستانه برای استفاده از فناوری ابر در عمل قانونی شما

بسیاری از شرکت های حقوقی این روزها برای بهینه سازی نحوه کار خود به ابر می روند. با استفاده از Cloud Tech ، می توانید پرونده های خود را از همه جا انتخاب کنید ، داده های خود را محکم نگه دارید و بدون همه دردسر با مشتریان کار کنید.

انعطاف پذیری و ایمنی که ابر به ارمغان می آورد می تواند واقعاً به عملکرد قانونی شما کمک کند تا آشکارتر باشد – و صادقانه بگویم ، شما را در بازی نگه می دارد.

اگر حتی کمی کنجکاو هستید که موسسه حقوقی خود را به ابر منتقل کنید ، این کمک می کند تا ببینید که دیگران چگونه این کار را انجام می دهند و باید مراقب باشید. شما می توانید از Case Control Cloud ، اسناد حساس را ذخیره کنید ، یا در حالی که در همه جا هستید با تیم خود همکاری کنید.

اما سلام ، شما باید در مورد مواردی مانند انتخاب نرم افزار مناسب فکر کنید و مطمئن شوید که داده های شما خصوصی باقی می مانند. دانستن این بنیادها ، برنامه ریزی برای انتقال شرکت خود به ابر را بسیار آسان تر می کند بدون اینکه خطر مهمی داشته باشد.

درک ابر برای شرکت های حقوقی

ابر می تواند نحوه پردازش داده ها ، موارد و حتی نحوه صحبت با مشتری را به طور کامل تغییر دهد. این ابزارهایی را حمل می کند که کار شما را آسان تر می کند و به شما در حفظ امنیت همه چیز کمک می کند.

گرفتن اصول ، دیدن آنچه دیگران انجام می دهند ، و دانستن این روند ، به شما کمک می کند تا از Cloud Tech به عنوان یک حرفه ای استفاده کنید – حتی اگر شما یک مشاور فناوری نیستید.

مفاهیم اصلی ابر

بنابراین ، واقعاً ابر چیست؟ به طور کلی ، این بدان معنی است که شما به جای رایانه اداری خود ، داده ها و برنامه ها را بصورت آنلاین ذخیره کرده و از آن استفاده می کنید.

در کمد ذخیره سازی نیازی به سرورهای دست و پا گیر نیست. ارائه دهنده Cloud چیزهای شما را بر روی سرورهای از راه دور خود ایمن نگه می دارد و شما فقط در صورت نیاز به آن وارد می شوید.

سه طعم اصلی ابر وجود دارد:

• Cloud Public: فکر کنید آمازون یا مایکروسافت – بسیاری از کاربرانی که منابع خود را به اشتراک می گذارند اما با امنیت قوی.

• ابر خصوصی: فقط برای شرکت خود ، بنابراین کنترل و محرمانه بودن اضافی را دریافت می کنید.

• ابر ترکیبی: ترکیبی از هر دو – که قبلاً کیک و خوردن آن نیز بود.

بیشتر خدمات ابری از یک تنظیم پرداخت استفاده می کنند. شما فقط آنچه را که در واقع استفاده می کنید پرداخت می کنید ، این بدان معنی است که از سخت افزار و نگهداری پول پس انداز می کنید. جای تعجب نیست که صورتحساب ها نیز.

شرکت های قانونی چگونه از راه حل های ابری استفاده می کنند

بسیاری از موسسات حقوقی از ابر برای ایمن نگه داشتن پرونده ها استفاده می کنند. در صورت کار از خانه یا گزاف گویی بین جلسات ، می توانید اسناد را در هر زمان ، در هر نقطه – با کمک راحت بارگیری کنید.

ابزارهای ابری به مدیریت تقویم شما ، فاکتور مشتریان و در تماس با همه کمک می کنند. این مانند داشتن یک دستیار دفتر دیجیتال است که ظهر ناهار را نمی گیرد.

بسیاری از شرکت ها به دنبال نرم افزارهای ابری هستند که فقط برای کار قانونی ساخته شده اند – مدیریت پرونده ها یا زمان ردیابی را در نظر بگیرید. این ابزارها می توانند کارهای خسته کننده را به صورت خودکار انجام دهند ، بنابراین می توانید در واقع روی مشتریان خود تمرکز کنید.

البته امنیت یک کار بزرگ است. بیشتر ارائه دهندگان ابر دارای رمزگذاری و بایگانی منظم هستند تا به شما در رعایت قوانین اطلاعات مشتری خود کمک کنند.

روند ابر فعلی در اقدامات حقوقی

موسسات حقوقی بیشتر از ابزارهای همکاری مبتنی بر ابری برای تسهیل کار تیمی استفاده می کنند. شما می توانید پرونده ها را به اشتراک بگذارید و در زمان واقعی با هم کار کنید ، حتی اگر همه در شهرهای مختلف باشید.

یک روند داغ دیگر؟ سیستم عامل های قانونی SaaS (نرم افزار به عنوان یک سرویس). آنها به روز شده اند ، بنابراین لازم نیست نگران این سردرد یا از دست دادن ویژگی های جدید باشید.

دسترسی موبایل نیز بسیار زیاد است. شما می توانید موارد را بررسی کنید ، یادداشت ها را ضبط کنید یا مستقیماً از تلفن خود حساب کنید – دیگر به میز خود چسبیده نخواهید بود.

و بله ، شرکت ها به طور قطع در مورد انتخاب تأمین کنندگان ابر با گواهی های امنیتی و انطباق قوی ، دلپذیر هستند. هیچ کس نمی خواهد در داده های حقوقی حساس شرکت کند.

فناوری ابر را در عمل قانونی خود اعمال کنید

جابجایی شرکت خود به ابر برنامه ریزی واقعی را انجام می دهد. شما می خواهید روی امنیت ، انطباق ، استراتژی های ابری هوشمند ، مدیریت روش روشن و انتخاب خدماتی که در واقع نیازهای شما را برآورده می کند ، تمرکز کنید.

ارزیابی نیازهای امنیتی و انطباق

بیایید صادق باشیم – امنیت نگرانی شماره یک همه افراد با ابر است. شما باید داده های مشتری و پرونده های هکرها و نشت ها را ذخیره کنید.

به دنبال تهیه کنندگان ابر با رمزگذاری قوی برای انتقال داده و ذخیره سازی باشید. اگر با مواردی مانند GDPR یا HIPAA سر و کار دارید ، اطمینان حاصل کنید که ارائه دهنده شما دارای گواهینامه های مناسب یا گزارش های حسابرسی است.

قبل از تبدیل شدن به مشکلات ، افراد و افراد مشروع خود را به خطرات توجه کنید. ارزش آن را دارد که به طور مرتب بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که با افزایش یا تغییر شرکت شما ، امنیت شما ادامه دارد.

بهترین شیوه ها برای گرفتن ابر

سعی نکنید همه کارها را یکباره انجام دهید. با یک یا دو چیز شروع کنید – شاید ذخیره اسناد یا مدیریت مخاطبین با مشتری – بنابراین تیم شما می تواند به ابزارهای جدید عادت کند.

به کارکنان خود آموزش دهید که چگونه از نرم افزار Cloud به روش صحیح استفاده کنند. به آنها بیاموزید که به ایمیل های شماتیک توجه کنند ، از رمزهای عبور قوی استفاده کنند و اطلاعات حساس در مورد خودشان را حفظ کنند.

قطعاً سیستم های پشتیبان یکپارچه را تنظیم کنید تا در صورت بروز اشتباه ، پرونده ها را به سرعت بازیابی کنید. از کار و همکاری از راه دور استفاده کنید – آنها می توانند شرکت شما را کارآمدتر کنند.

ملاحظات هزینه و بودجه

قیمت گذاری ابر همیشه ساده نیست. بیشتر خدمات توسط ذخیره سازی ، کاربران یا ویژگی ها شارژ می شوند ، بنابراین لیستی از آنچه واقعاً به آن نیاز دارید تهیه کنید و موارد اضافی را از دست ندهید.

برای بودجه رشد خود فضای کمی بگذارید. از آنجا که شرکت شما به افراد اضافه می کند یا داده های بیشتری را ذخیره می کند ، هزینه افزایش می یابد. ارزش مقایسه تأمین کنندگان مختلف را دارد تا ببینیم چه کسی بهترین معامله را برای اندازه شما به شما می دهد.

هزینه آموزش کارکنان خود را به یاد داشته باشید و راه اندازی IT خود را به روز کنید. این چیزها به شما دزدکی می کند ، اما در دراز مدت تغییر بزرگی ایجاد می کند.

انتخاب خدمات ابر مناسب و تأمین کنندگان

صادقانه بگویم ، این به شما کمک می کند تا تأمین کننده هایی را که قبلاً با شرکت های حقوقی کار کرده اند ، پیدا کنید. آنها می دانند که چرا شما به این موارد علاقه مند هستید که داده های شخصی و رعایت همه این قوانین پیچیده انطباق را حفظ کنید.

هنگام خرید در اطراف ، مراقب ویژگی هایی مانند:

• مطمئناً به اشتراک گذاری پرونده ها (زیرا هیچ کس نشت داده را نمی خواهد!).

• ابزارهای موردی و مدیریت مشتری – تقویم ها ، یادداشت ها ، همه این جاز را در نظر بگیرید.

• پشتیبان گیری خودکار برای جلوگیری از از دست دادن خواب بیش از پرونده های گمشده.

• ادغام آسان با هر نرم افزاری که قبلاً استفاده می کنید.

فقط حرف خود را برای آن بیان نکنید – در بررسی های دیگر وکلا یا تیم های حقوقی. اگر می توانید ، یک تظاهرات بخواهید و در اطراف خود فرار کنید. و صادقانه بگویم ، پشتیبانی مشتری محکم بسیار زیاد است. اگر چیزی شکسته شود ، شما می خواهید کسی که واقعاً تلفن را بگیرد و به شما کمک کند ، نه فقط شما را با سؤالات متداول به صفحه ارسال کنید.